Die Verträge der IV-Stelle Basel-Stadt wurden in einer Excel-Datei geführt. Informationen und zugehörige Daten lagen verstreut, Zugänge waren nicht geregelt und die Datenpflege blieb hinter dem zurück, was für eine verlässliche Übersicht nötig gewesen wäre.
OGIL analysierte Bedarf und Prozesse, konzipierte Daten- und Prozesslandschaft sowie die Benutzeroberflächen und setzte das Vertragsmanagement vollständig in Airtable um. Entstanden sind eine zentrale Vertragsdatenbank, Automationen für Fristen und Erinnerungen, die Dokumentenablage, die Interfaces für die verschiedenen Rollen sowie ein Berechtigungskonzept.
Vorgehen
- Analyse der Prozesse und der vorhandenen Daten
- Konzeption der Daten- und Prozesslandschaft
- Entscheid, die Lösung in die bestehende Airtable-Instanz einzubinden statt eine eigene aufzubauen
- Konzeption der Interfaces
- Laufende Validierung mit Rückmeldungen der Nutzenden, parallel dazu die Implementierung
Projektnutzen
- Einheitliche und aktuelle Datenbasis statt verstreuter Informationen
- Einhaltung der vorgegebenen Kontrollmechanismen
- Klare Verantwortlichkeiten je Vertrag
- Auswertungen und Management-Dashboard für den Überblick über den Vertragsbestand
Eckdaten
- Rolle: Externe Projektleitung und Umsetzung in Airtable
- Kundin: IV-Stelle Basel-Stadt
- Zeitraum: März bis Juli 2026
- Nutzende: 10 bis 20 Personen
- Link: IV-Stelle Basel-Stadt
