Der Vertragsbestand der IV-Stelle Basel-Stadt ist gewachsen, und mit ihm die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Fristenkontrolle und differenzierte Zugriffsrechte. Die bisherige Excel-Lösung war für die ursprüngliche Ausgangslage passend, für den heutigen Anspruch an eine zentrale Datenhaltung, rollenbasierte Zugänge und automatisierte Erinnerungen brauchte es jedoch ein anderes Werkzeug.
OGIL analysierte Bedarf und Prozesse, konzipierte Daten- und Prozesslandschaft sowie die Benutzeroberflächen und setzte das Vertragsmanagement vollständig in Airtable um. Entstanden sind eine zentrale Vertragsdatenbank, Automationen für Fristen und Erinnerungen, die Dokumentenablage, die Interfaces für die verschiedenen Rollen sowie ein Berechtigungskonzept.
Vorgehen
- Analyse der Prozesse und der vorhandenen Daten
- Konzeption der Daten- und Prozesslandschaft
- Entscheid, die Lösung in die bestehende Airtable-Instanz einzubinden statt eine eigene aufzubauen
- Konzeption der Interfaces
- Laufende Validierung mit Rückmeldungen der Nutzenden, parallel dazu die Implementierung
Projektnutzen
- Einheitliche und jederzeit aktuelle Datenbasis für alle Beteiligten
- Einhaltung der vorgegebenen Kontrollmechanismen
- Klare Verantwortlichkeiten je Vertrag
- Auswertungen und Management-Dashboard für den Überblick über den Vertragsbestand
Eckdaten
- Rolle: Externe Projektleitung und Umsetzung in Airtable
- Kundin: IV-Stelle Basel-Stadt
- Zeitraum: März bis Juli 2026
- Nutzende: 10 bis 20 Personen
- Link: IV-Stelle Basel-Stadt
