Die Projekt- und Aufgabenlandschaft der IV-Stelle Basel-Stadt ist über die Jahre gewachsen: mehr Vorhaben, mehr Beteiligte, stärkere Vernetzung untereinander. Excel und das bestehende Altsystem hatten diese Steuerung lange zuverlässig getragen, stiessen mit der gestiegenen Komplexität aber an ihre Grenzen — Informationen lagen in getrennten Ablagen, eine übergreifende Sicht musste manuell zusammengetragen werden und stand dem Management damit erst mit zeitlichem Verzug zur Verfügung. Gesucht war eine Lösung, die jederzeit eine aktuelle Gesamtsicht liefert.
OGIL analysierte den Bedarf, konzipierte Prozesse, Datenlandschaft und Benutzeroberflächen und setzte die Lösung vollständig in Airtable um: Projektverwaltung, Projektportfoliomanagement mit Management-Dashboards, Aufgabenverwaltung sowie die zugrundeliegenden Datentabellen, Interfaces und Automationen.
Vorgehen
- Analyse der Ausgangslage und der Bedürfnisse der beteiligten Bereiche
- Prototyping mit kurzen Feedbackzyklen
- Einführung der Lösung im Betrieb
- Laufende Adaption auf Basis der Rückmeldungen aus der Nutzung
Projektnutzen
- Übergreifende Verfügbarkeit der Informationen an einem Ort
- Schnelle Informationsflüsse zwischen Fachbereichen und Führung
- Aktuelle Management-Dashboards als jederzeit verfügbare Entscheidungsgrundlage
Stimmen aus dem Projektteam
Kurze und effiziente Meetings, gutes Tempo im Projekt. Die Anwendung ist auch für Personen ohne technischen Hintergrund sehr benutzerfreundlich.
Marion Bollmann, Mitglied der Geschäftsleitung
Guter Ablauf im Projekt, einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit. Airtable ist als Anwendung sehr mächtig und vielfältig, Geschäftsprozesse lassen sich damit einfach und benutzerfreundlich abbilden.
Fabian Basler, Leiter IT
Eckdaten
- Rolle: Externe Projektleitung und Umsetzung in Airtable
- Kundin: IV-Stelle Basel-Stadt
- Zeitraum: November 2025 bis Januar 2026
- Nutzende: 30 direkte Nutzerinnen und Nutzer, rund 120 betroffene Mitarbeitende
- Link: IV-Stelle Basel-Stadt
